Roboten sparar tid för bibliotekarierna

Tidigare la biblioteksassistenten Anna-Stina Widd en halvtimme per dag på att administrera krav på böcker som ska lämnas tillbaka. Numera sköter en robot det monotona arbetet. "Det gör att jag kan lägga tid på mer kvalificerade uppgifter", säger hon.

Det började som ett initiativ från stadens digitaliseringsavdelning. Man ville identifiera verksamheter runtom i staden som skulle kunna ha nytta av RPA, eller Robotic Process Automation. Det är en programvara som kan utföra rutinuppgifter på en dator, uppgifter som vanligtvis sköts av stadens anställda.

– Vi var intresserade av att prova eftersom vi har en del ganska enahanda uppgifter som utförs av bibliotekets personal, säger Tina Haglund som är avdelningschef för digitala biblioteket och media på Helsingborgs bibliotek.

RPA kan bland annat navigera i och använda program, registrera data och klicka runt i system. Roboten som jobbar på biblioteket har i uppgift att identifiera vilka böcker som är sena, vem som lånat dem samt att skicka e-post och skriva ut brev med återlämningskrav.

– Sen hämtar jag bara breven i skrivaren och skickar ut dem varje morgon. På så sätt slipper jag sitta och klicka i en massa rutor. Jag använder tiden smartare och kan lägga den på mer kvalificerade uppgifter, som att ge besökarna service till exempel, säger Anna-Stina Widd.

Det är någonstans mellan 60 och 100 påminnelser som skickas ut per brev varje dag. Det beror på att det inte är alla som angett en e-postadress. Har man gjort det får man påminnelserna digitalt.

– Nu hoppas vi att fler verksamheter ska prova RPA. Det handlar om att vi ska jobba smartare och lägga resurserna där de behövs bäst, så att vi utvecklar arbetet och tar bort enahanda arbetsuppgifter, säger Agneta Turesson.

Hon menar att det säkert görs en mängd arbetsuppgifter varje dag i staden som på samma sätt som med kravutskicken skulle kunna göras av en robot istället.

Har det inte varit några problem med roboten?

– I början var det lite strul under själva testperioden men nu fungerar det hur bra som helst. En dag hade det inte kommit något i skrivaren men det berodde på att pappret var slut, säger Anna-Stina Widd.

Så funkar återkraven

Ett par dagar innan boken ska lämnas tillbaka får du en påminnelse via mejl om att sista datumet närmar sig och att det är dags att lämna tillbaka eller låna om boken. Detta förutsätter att du uppgett en e-postadress. Om du inte lämnar tillbaka eller lånar om boken kommer ett kravbrev, via mejl eller vanlig post. Därefter kommer ytterligare ett kravbrev.

Om det är fler som köar för att få låna boken kommer påminnelsen tidigare.

Förseningsavgiften är 3 kronor per dag.