Helsingborg unika med helt papperslösa sammanträden

Digitaliseringen inom Helsingborgs stad fortsätter: 
Helsingborg unika med helt papperslösa sammanträden

I Helsingborg kör vi numera helt digitala sammanträden. Det gäller såväl kommunfullmäktige som alla övriga nämnder. Med det är vi unika inom kommunsverige. Och inom kort kommer vi att hantera alla sekretesshandlingar digitalt. Vinsterna är många, dels ökar flexibiliteten, dels sparar vi in en hel del pengar – och värnar om miljön.
– Övergången till papperslösa beredningar och sammanträden innebär för oss på stadskansliet och på de övriga förvaltningarna en stor rationalisering av arbetet, en säker hantering och tidsbesparing, säger Ingrid Segersten Lindell, som projektlett arbetet mot den digitaliserade politiska administrationen. 

Vinsterna är fler än bara tekniska. De ekonomiska besparingarna blir jättestora. Och digitaliseringen gynnar miljön: 
– Sett till hela stadens organisation handlar det om jättemycket pengar. För kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens del i runda slängar minst 250 000 kronor. För Stadsbyggnadsnämnden, som har omfattande handlingar, minst 600 000 kronor. Utöver det har vi en rad andra förvaltningar. Här har även kostnaderna för den tekniska utrustningen räknats in. Lägg till miljövinsterna. Summa summarum: för hela staden innebär detta mycket pengar, konstaterar kanslichef Ingrid Segersten Lindell.

Dubbelarbetet försvinner
Det nya digitala systemet leder till en effektivare organisation. Dubbelarbetet försvinner eftersom allt görs i dokument- och ärendehanteringssystemet och det blir en säkrare versionshantering eftersom det alltid är den senaste och korrekta versionen som är tillgänglig. Något som även gynnar politikerna, som kan sitta hemma och arbeta men ändå ha tillgång till de senaste handlingarna i ett ärende. 

– Det har blivit mycket smidigare. Och sett till de miljömässiga, ekonomiska och praktiska vinsterna och att Helsingborg ska vara en kommun i framkant, så går det här helt i linje med den ambitionen, säger Peter Danielsson, (M), kommunstyrelsens ordförande.

Det enda undantaget från den digitaliserade och papperslösa sammanträdesvärlden i Helsingborgs stad är att budgethandlingarna även fortsättningsvis kommer att tryckas på papper. Detta så att allmänheten i största möjliga mån ska kunna ta del av handlingarna. Alla är inte bekväma med det digitala systemet än. Även sekretesshandlingar kan hanteras digitalt, men för att kunna öppna dem måste användaren logga in en extra gång med ett tillfälligt lösenord. Så arbetar överförmyndarnämnden och snart även socialnämnden.

Diarierna ska moderniseras
– Andra kommuner har valt att använda sig av e-legitimation för att få ett tillfälligt lösenord när man arbetar med sekretess. E-legitimation är kopplad till individers privata bankkonton. I Helsingborgs stad har vi sagt att vi inte vill blanda in privata delar i tekniska apparater som staden ska serva. Därför har vi valt att få systemet utvecklat på ett sådant sätt att det via Assistenten (systemet för papperslösa möten) skickar lösenord som SMS eller mejl istället, säger Ingrid Segersten Lindell.

Nästa steg är att modernisera diarierna på webben. Helsingborgs stad var en av de kommuner som redan 2003 hade kommit längst och staden ligger fortfarande långt före andra kommuner. I samband med att vi fick resultatet från Sveriges Kommuner och Landsring (SKL) kring Kommunkompassen framhöll företrädaren för SKL att de lyfter fram Helsingborg som ett föredöme för andra kommuner just vad gäller våra diarier. Detta trots att vi själv tycker de är omoderna. Men detta gjordes utifrån demokratisynpunkt, öppenhet och insyn för medborgarna.

För mer information, kontakta:
Ingrid Segersten Lindell,
kanslichef, stadsledningsförvaltningen
042-10 73 21
ingrid.lindell@helsingborg.se

Peter Danielsson, (M),
kommunstyrelsens ordförande
042-10 50 87
peter.danielsson@helsingborg.se